Zending aanmaken met CSV-bestand

Operations team
Operations team
  • Bijgewerkt

Zending aanmaken met CSV-import

Via de Cargors-omgeving kun je gemakkelijk meerdere aanvragen tegelijkertijd doen door het importeren van een CSV-document. Zo kun je bijvoorbeeld vanuit het ordermanagement systeem van je organisatie een uitdraai maken van aankomende bestellingen en dus zendingen, deze aanvullen met de benodigde informatie voor een nieuwe aanvraag in Cargors en dit in één keer importeren.

Nadat je dit hebt gedaan, krijg je - net zoals wanneer je handmatig een zending aanmaakt in de gateway - per aangemaakte aanvraag verschillende offertes. Deze dien je per zending te selecteren.

In dit artikel stap-voor-stap hoe het werkt. 

 

Stap 1 - Nieuwe aanvraag via import

Klik op nieuwe aanvraag en selecteer de derde optie "importeren". 

CSV import 1.png

 

Stap 2 - Opmaak en inhoud van bestand 

Voordat je een bestand upload, is het belangrijk dat het bestand de juiste variabelen bevat om een offerte aan te vragen in de Cargors-omgeving. De Excel-template kun je hier downloaden. Hieronder nog meer informatie over de benodigde variabelen in het CSV-bestand. 

Let op:

  • Het bestand is in het Engels en dat is ook de enige taal die op dit moment wordt herkend. 
  • In de template staan dropdown menu's voor een aantal variabelen.
  • Verwijder lege kolommen in de template niet, zoals de kolom "remarks".
  • Belangrijk dat alle gegevens in aparte kolommen staan zoals in de template is aangegeven en zoals hier beneden in het formaat en voorbeeld is geïllustreerd. 

1. Vul het pick-up adres in

  • Formaat: Straatnaam, straatnummer en evt. toevoeging, postcode (1234 AB), stad, land
  • Voorbeeld: Stationsplein, 6, 6512 AB, Nijmegen, Nederland

CSV 1 -1 .png

2. Vul het afleveringsadres in

  • Formaat: Straatnaam, straatnummer en evt. toevoeging, postcode (1234 AB), stad, land
  • Voorbeeld: Science Park, 608 (en evt. toevoeging), 1098 XH, Amsterdam, Nederland

3. Gewenste pick-up datum en de gewenste afleveringsdatum 

  • Formaat: Dag/maand/jaartal
  • Voorbeeld: 01/02/2024, 03/02/2024

Wanneer je aanvragen via CSV-import indient, is dit standaard met flexibele datum en tijd. Wat houdt dat in? Vervoerders werken met gemiddelde doorlooptijden en daar houdt Cargors automatisch rekening mee. In het kort betekent dat: vandaag aanmelden voor 16:00 uur, is morgen ophalen en leveren op basis van deze gemiddelde doorlooptijden. Werken met flexibele datum en tijden voorkomt additionele kosten voor tijdslot leveringen. Heb je voor een specifieke zending een tijdslevering?

Maak deze dan apart aan via de Cargors omgeving door te klikken op "nieuwe aanvraag" en dan "nieuw". Een uitgebreide handleiding hoe je dat kunt doen vind je hier

4. Pick-up referentie en afleveringsreferentie 

  • Formaat: vrije tekst
  • Voorbeeld: Bestelling 1234, ABC B.V. Bestelling 1234

5. Pick-up contactdetails 

  • Formaat: Naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer
  • Voorbeeld: Brad Pitt, ABC B.V., bradpitt@hotmail.com, 612345678

6. Afleveringscontactdetails 

  • Formaat: Naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer
  • Voorbeeld: Tom Cruise, Cruise N.V., tomcruise@hotmail.com, 687654321

7. Type klant

Gaat het om een particuliere klant? "Yes" of "No"

  • Formaat: Yes, No
    • "No" bij levering aan een bedrijf
  • Voorbeeld: No

Voorbeeld: Tom Cruise, Cruise N.V., tomcruise@hotmail.com, 687654321

8. Type lading

  • Formaat: LTL, FTL
    • LTL = Less Than Truck Load
    • FTL = Full Truck Load
  • Voorbeeld: LTL

8. Type pallets, hoeveelheid en dimensies

  • Formaat: Type, hoeveelheid, hoogte (cm), gewicht (kg)
    • Opties type: Euro pallets; Disposable Euro pallets; Plastic Euro pallets; Block pallets; Plastic Block pallets; Cheppallets; Full truck; Others
  • Voorbeeld: Euro pallets, 2, 140, 700

Let op: Voor alle type pallets worden automatisch de standaard lengte en breedte ingevuld. Bij "others" dient dit later handmatig gedaan te worden. Zie stap 4. 

Wanneer je aanvragen via CSV-import indient, kan dit alleen voor één type pallets.

Wanneer je bijvoorbeeld een zending hebt met én europallets én blokpallets, maak deze dan apart aan via de Cargors omgeving door te klikken op "nieuwe aanvraag" en dan "nieuw". Een uitgebreide handleiding hoe je dat kunt doen vind je hier

9. Laad/ los apparatuur 

  • Formaat: Type
    • Opties: Sliding cover; Tailgate and pallet jack; Forklift; No preference; Mounted forklift
  • Voorbeeld: Sliding cover; Tailgate and pallet jack

Let op: Via de CSV-import kun je meerdere type laad/ los apparatuur aangeven door deze in dezelfde kolom in te geven, maar te scheiden met een ";". Dan is het belangrijk dat je de dropdown verwijderd.

  • Voorbeeld: Sliding cover; Tailgate and pallet jack

csv 5.png

10. Type transport

  • Formaat: Type
    • Opties: Standard - dry; Temperature controlled; ADR; Pharma; AGF; Wood bundles; Food - alcohol; Food - non perishable; Pharma - temp; Bicycles; Cargo Bike; Freezer
  • Voorbeeld: Standard- dry 

csv 6.png

 

Stap 3 - Uploaden van CSV-bestand

Na het invullen van alle informatie per zending, download je het bestaand als een csv-bestand. 

Door op het icoon te klikken kun je het CSV-bestand uploaden. Import CSV 2.png

Als we de template met de voorbeelden uploaden ziet het er als volgt uit: 

CSV.png

 

Stap 4 - Laatste check 

Check per zending in de samenvatting of de pick-up informatie en afleveringsinformatie klopt. Door op de knop "bewerken" te drukken vind je meer informatie. 

Om twee redenen kan er een foutmelding verschijnen:

  1. Wanneer je "others" als type pallet hebt ingevoerd.
  2. Wanneer de variabelen niet overeenkomen met het standaard formaat. 

ERror csv.png

1. Wanneer je "others" als type pallet hebt ingevoerd.

Klik dan weer op "bewerken". Vul de omschrijving in en de afwijkende afmetingen.

OTHERS.png

2. Wanneer de variabelen niet overeenkomen met het standaard formaat.

  1. De gewenste pick-up datum en tijd of gewenste afleveringsdatum en tijd ligt in het verleden. 
  2. Andere variabelen kloppen niet. Dit wordt altijd aangegeven met een rode cirkel.

Wordt een hele zending niet geïmporteerd vanuit het CSV-bestand? 

Dit kan komen door een foutief adres of dat de kolommen niet juist gescheiden zijn. 

 

Stap 5 - Aanvragen indienen

Wanneer je akkoord bent met alle zendingen, druk je op "indienen". Er worden dan offertes aangevraagd per zending. Belangrijk is dat je per zending de offertes nog wel dient te accepteren. Dat doe je op de gebruikelijke manier. Mocht je hier nog vragen over hebben, lees dan dit uitgebreide artikel

Offerte.png